Warum diese Seite
Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen zehn Jahre aufbewahren muss, sollten Sie genau wissen, was Ihr Anbieter damit tut. Diese Seite erklärt, wie Rekivo jede eingehende Rechnung archiviert, welchen Audit-Trail wir mitführen und was Sie jederzeit mitnehmen können. Alles hier steht auch in unseren AGB — diese Seite macht es nur scannbar.
Vier Prinzipien
Unveränderte Originale
Die empfangene XML- und PDF-Datei bleibt bitgenau so, wie sie ankam. Wir reformatieren oder re-signieren nichts. Jede Datei wird über einen SHA-256-Hash referenziert — nachträgliche Veränderungen werden so mathematisch sichtbar.
Nur-anhängender Audit-Log
Jede Statusänderung, jeder Kommentar, jeder Export und jeder Download wird mit Zeitstempel und dem handelnden Benutzer festgehalten. Der Audit-Log kann zusammen mit jeder Rechnung exportiert werden.
GoBD-konforme Aufbewahrung
Rechnungen und der zugehörige Audit-Trail werden mindestens zehn Jahre ab Ende des Empfangsjahres aufbewahrt — entsprechend § 147 AO und den GoBD.
Ihre Daten, jederzeit exportierbar
Original-XML, Original-PDF, gerenderte PDF, Prüfbericht, Manifest-CSV und Audit-Log gibt es als Ein-Klick-ZIP — vom kostenlosen Tarif bis Business. Kein Lock-in.
Aufbewahrungsfristen
Wir bewahren Ihre Rechnungsdaten auch nach einer Kündigung für die gesetzlich vorgeschriebenen zehn Jahre auf — sofern Sie nicht ausdrücklich eine frühere Löschung verlangen. Konkret:
- Rechnungsinhalte (XML, PDF, gerenderte PDF, Prüfbericht): 10 Jahre ab Ende des Empfangsjahres.
- Audit-Log-Einträge zu diesen Rechnungen: gleiche Frist.
- Account-Daten ohne Rechnungsbezug (Einstellungen, Mitglieder-Liste): Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Kündigung, sofern Sie nicht eine frühere Löschung anfordern.
Was im Audit-Trail steht
Für jede Rechnung erfassen wir:
- Wann und wie sie eingegangen ist (weitergeleitete E-Mail-Adresse, manueller Upload, API).
- Validierungsergebnis und alle durchgeführten Prüfungen (EN-16931-Regeln, Format, Schema).
- Jede Workflow-Änderung — wer hat freigegeben, abgelehnt oder als bezahlt markiert, und wann.
- Jeden Export und Download — wer welche Datei aus dem System geholt hat.
Vollständiger Export jederzeit
Über die Export-Seite erzeugen Sie ein vollständiges Steuerberater-Paket für jeden Zeitraum: jede XML, jede gerenderte PDF, jeden Prüfbericht, eine Manifest-CSV und (sobald DATEV-CSV verfügbar ist) die passende Buchungsdatei. Es gibt keine monatliche oder jährliche Export-Begrenzung — Sie können Ihre Daten so oft herausziehen wie Sie möchten, auch im kostenlosen Tarif.
Bei Kündigung
Eine Kündigung löscht niemals sofort Daten. Der Ablauf:
- Ihr Abonnement bleibt bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode aktiv.
- Sie können einen finalen Steuerberater-Export über die gesamte Historie des Accounts erstellen.
- Tun Sie nichts weiter, endet der Account-Zugriff zum Periodenende. Rechnungsdaten bleiben lesbar im Archiv für die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erhalten, sofern Sie nicht ausdrücklich eine frühere Löschung verlangen.
Bei fehlgeschlagener Zahlung
Wir sperren Sie niemals aus Rechnungen aus, die Sie bereits empfangen haben. Eine fehlgeschlagene Zahlung versetzt den Account in einen Nur-Lesen-Modus — Sie können weiterhin jede Rechnung im Archiv ansehen, herunterladen und exportieren. Nur die Neuverarbeitung (eingehende E-Mails, Uploads) pausiert, bis die Abrechnung wiederhergestellt ist. So gefährdet ein Kreditkarten-Problem niemals Ihre GoBD-Aufbewahrungspflicht.
Die Garantie in einem Satz
Ob Sie bleiben oder gehen — jede Rechnung, die Sie über Rekivo empfangen haben, gehört Ihnen zum Export: im Original, mit prüfbarem Hash und vollständigem Audit-Trail — über die gesamte Aufbewahrungsfrist.