E-Rechnungspflicht in Deutschland
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. Erfahren Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie sich vorbereiten.
Zeitplan: Wann gilt die Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Die wichtigsten Meilensteine:
1. Januar 2025 — Empfangspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Sie benötigen eine technische Lösung, um strukturierte elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Diese Pflicht gilt bereits — unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
1. Januar 2027 — Versandpflicht (große Unternehmen)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab diesem Datum E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind dann für B2B-Transaktionen nicht mehr zulässig.
1. Januar 2028 — Versandpflicht (alle Unternehmen)
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Ab diesem Datum muss jede B2B-Rechnung in Deutschland als strukturierte elektronische Rechnung nach EN 16931 übermittelt werden.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle B2B-Transaktionen (Geschäfte zwischen Unternehmen) innerhalb Deutschlands. Konkret bedeutet das:
- Alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen
- Freiberufler und Selbständige, die an Unternehmen fakturieren
- Ausländische Unternehmen mit steuerlicher Registrierung in Deutschland
Ausgenommen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (Übergangsregelung)
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen
Welche Formate sind zulässig?
Das Gesetz schreibt vor, dass E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen. Folgende Formate erfüllen diese Anforderung:
XRechnung (UBL)
XML-basiertes Format nach Universal Business Language. Standard für den öffentlichen Sektor und vollständig EN 16931-konform.
XRechnung (CII)
XML-basiertes Format nach Cross Industry Invoice. Technisch gleichwertig zur UBL-Variante, wird besonders im internationalen Kontext verwendet.
ZUGFeRD (ab Profil Comfort)
Hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML. Ab dem Profil Comfort ist ZUGFeRD EN 16931-konform und damit für die E-Rechnungspflicht zugelassen.
Einfache PDF-Rechnungen, gescannte Rechnungen und Rechnungen in Bildformaten gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Mit diesen Schritten sind Sie auf der sicheren Seite:
1. Empfangsfähigkeit sicherstellen
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mit Rekivo erhalten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner ihre E-Rechnungen senden können.
2. Validierung einrichten
Nicht jede E-Rechnung ist korrekt. Validieren Sie eingehende Rechnungen automatisch gegen EN 16931, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
3. Prozesse anpassen
Integrieren Sie die E-Rechnungsverarbeitung in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und Freigabeprozesse. Rekivo bietet dafür Workflows und Export-Funktionen.
4. Versand vorbereiten
Bereiten Sie sich auf die Versandpflicht vor: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann.