XRechnung empfangen und prüfen
XRechnung ist das zentrale E-Rechnungsformat für den deutschen öffentlichen Sektor und wird ab 2025 auch im B2B-Bereich zum Standard. Erfahren Sie, wie Sie XRechnungen empfangen, validieren und effizient verarbeiten.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, der auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung handelt es sich bei einer XRechnung um eine strukturierte XML-Datei, die von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.
XRechnung wird in zwei technischen Syntaxen ausgeliefert: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide sind nach EN 16931 gleichwertig und werden von Rekivo vollständig unterstützt.
Seit November 2020 ist XRechnung für alle Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend. Mit dem Wachstumschancengesetz wird XRechnung nun auch im B2B-Bereich zum verbindlichen Format.
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Die Zeitachse
Das Wachstumschancengesetz schreibt die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich vor:
Ab 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Der Empfang von XRechnung und ZUGFeRD wird zur Pflicht.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.
XRechnung empfangen — So geht's
Es gibt verschiedene Wege, XRechnungen zu empfangen. Die richtige Lösung hängt von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrem Volumen ab:
Per E-Mail
Der einfachste Weg: XRechnungen werden als XML-Anhang per E-Mail zugestellt. Rekivo bietet Ihnen eine dedizierte E-Mail-Adresse, die eingehende Rechnungen automatisch verarbeitet.
Über Peppol
Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. Besonders für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern und internationalen Partnern relevant.
Manueller Upload
Laden Sie einzelne XRechnung-Dateien direkt in Rekivo hoch. Ideal für kleinere Unternehmen oder gelegentliche Rechnungen.
XRechnung validieren
Eine gültige XRechnung muss mehrere Prüfungen bestehen. Rekivo führt alle Validierungsschritte automatisch durch:
XML-Schema-Validierung
Prüfung der XML-Struktur gegen das offizielle XRechnung-Schema. Stellt sicher, dass das Dokument technisch wohlgeformt ist.
EN 16931 Geschäftsregeln
Validierung gegen die Geschäftsregeln der europäischen Norm EN 16931. Dazu gehören Pflichtfelder, Betragsberechnungen und Konsistenzprüfungen.
Schematron-Regeln
Prüfung der deutschen XRechnung-spezifischen Regeln (CIUS). Diese gehen über die europäische Norm hinaus und stellen die Konformität mit deutschen Anforderungen sicher.
Betrags- und Steuerprüfung
Automatische Nachberechnung aller Positionen, Summen und Steuerbeträge. Erkennung von Rundungsdifferenzen und Berechnungsfehlern.