ZUGFeRD Rechnungen verwalten
ZUGFeRD verbindet eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten. So können Rechnungen sowohl von Menschen als auch von Software verarbeitet werden.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Die PDF-Komponente dient der visuellen Darstellung, während die XML-Daten die automatische Verarbeitung ermöglichen.
ZUGFeRD basiert seit Version 2.0 auf der europäischen Norm EN 16931 und dem internationalen Standard Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil XRechnung ist damit gleichwertig zu einer reinen XRechnung und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Der große Vorteil von ZUGFeRD: Empfänger ohne E-Rechnungssoftware können die Rechnung als normales PDF lesen, während Unternehmen mit entsprechender Software die Daten automatisch weiterverarbeiten können.
ZUGFeRD vs. XRechnung — Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Beide Formate basieren auf EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zugelassen. Die wesentlichen Unterschiede:
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Format | PDF mit eingebettetem XML | Reines XML (UBL oder CII) |
| Lesbarkeit | Visuell als PDF + maschinenlesbar | Nur maschinenlesbar (XML) |
| Profile | Minimum, Basic, Comfort, Extended, XRechnung | Ein Profil (CIUS-DE) |
| Empfehlung | B2B-Rechnungen, wenn PDF-Darstellung gewünscht | Öffentlicher Sektor und rein digitale Workflows |
ZUGFeRD-Profile im Überblick
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detailgrad. Je höher das Profil, desto mehr Daten sind im XML enthalten:
Minimum
Enthält nur die grundlegendsten Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. Geeignet für die Buchungszuordnung, aber nicht für die automatische Verarbeitung.
Basic
Erweitert Minimum um Angaben zu Käufer und Verkäufer, Zahlungsinformationen und grundlegende Positionsdaten.
Comfort (EN 16931)
Vollständig EN 16931-konform. Enthält alle für die automatische Verarbeitung notwendigen Daten. Dies ist das empfohlene Profil für die meisten B2B-Szenarien.
Extended
Erweitert Comfort um zusätzliche Geschäftsinformationen wie detaillierte Lieferangaben, Vertragsreferenzen und branchenspezifische Daten.
XRechnung (CIUS-DE)
Das höchste Konformitätsniveau. Entspricht den deutschen XRechnung-Anforderungen und ist vollständig kompatibel mit dem reinen XRechnung-Format. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD-Rechnungen validieren
Die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung umfasst mehrere Schritte:
PDF/A-Konformität
Prüfung, ob die PDF-Datei dem PDF/A-3-Standard entspricht, der für die Langzeitarchivierung erforderlich ist.
XML-Extraktion und Schema-Prüfung
Extraktion der eingebetteten XML-Daten und Validierung gegen das entsprechende ZUGFeRD-Schema.
Profil-Validierung
Prüfung, ob alle für das angegebene Profil erforderlichen Felder vorhanden und korrekt befüllt sind.
EN 16931 Geschäftsregeln
Bei Profilen ab Comfort: Validierung gegen die vollständigen Geschäftsregeln der europäischen Norm.